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传统的供应商审核主要为现场审核,无论是体系审核还是过程审核。但是2020年由于新冠病毒的影响导致一些新的趋势:

  1. 出差受限:国家在病毒蔓延期间加强了人员流动的管理,比如从疫区出来需要先隔离至少14天,导致企业相应的限制了员工的出差。
  2. 接待受限:由于当地政府担心被外来携带病毒人员感染,要求企业减少外来人员的来访,因此企业也相应的限制了外来访客到访。
  3. 经济形势恶化,企业预算降低:疫情造成全球经济环境明显恶化,企业的经营状况也遇到前所未有的挑战,基于此许多企业也开始加强预算和费用的进一步管控,比如说差旅费用的限制。
  4. 新的沟通工具和方式:由于疫情的影响导致面对面的接触减少,加速了市面上新技术和新工具的开发,比如视频会议系统,拍照和视频稳定器等。

以笔者经历的为例,2020年6月连续两天接受某日系OEM在线质量管理体系审核,两天的审核仅仅含跨三个板块,第一个质量体系(A项),第二个变更管理(J),第三个来料检验和供应商管理(N),占客户总计15个板块的1/5, 此三项最低得分需要80%。审核主要以共享屏幕的在线审核方式进行,余下的要求另外计划到现场进行。

2020年7月又接受了另一德系OEM的4天对两家笔者分公司的在线年度审核,此次审核以微软TEAMS软件共享屏幕和现场TEAMS手机视频的形式举行,共享屏幕主要以笔者公司事先准备的资料为主,而现场视频则类似如顾客访问现场按照生产流程的顺序进行。后面在2021年笔者又陆续参加了几次OEM实施的在线年度审核,推测OEM从2020到2021已经进行了多次的在线审核,各种经验也有所积累,审核技巧也越发娴熟,人不在现场,但是却往往提出的问题如同身临其境。

既然OEM开始由线下转为线上审核,自然也带动了上游供应商也开始学习并采用线上审核的方式来进行供应商的管理和审核,作为供应链中间的一个环节,我们对待客户的方式也就会是供应商对待我们的方式,因此主要的经验教训可以通用。

2021年3月笔者也陆续安排了两次对供应商的在线审核,同样以TEAMS 软件共享屏幕和现场微信视频相结合的方式进行。对比笔者参与的接待OEM和自身亲自负责供应商在线审核的准备和效果,很明显能感受到供应链从上游到下游的强弱关系。正是因为这一正一反的两种经验,笔者做了一些整理以供分享。

审核的策划安排

1 鉴于疫情对生产计划产生一定的影响,请供应商主动协调生产安排(当日的生产计划)并提议预计审核的日期(以BMW为例,此日期需要审核前事先登记进系统)

2 因为在线审核,所以作为客户方,原本不方便出差到现场的同事(比如物流,采购部门,或者其它兄弟单位,场所)也可以被邀加入视频审核,这对于被审核方而言,显然审核员的增多会加大审核的要求和难度。

审核前准备

1日系OEM因为是新客户,至少两次比较正式的对我们进行审核前的内容解读,并且最终决定在线审核,只进行以上所描述的关键(其它供应商常容易出现疏漏)三项。

2 TQM品质部争对新客户的在线审核至少组织了五次审核前的准备和检讨会议,但是参与情况不乐观,尤其是部门负责人。主要在于缺少更高层的承诺(业务量和战略利益有限),所以各部门负责人缺少BUY IN,而下面被安排协调此事的人则当作重要的任务在处理。这也说明不同层次的人对同一项任务的优先性是不一样的。

3采购部组织了两次审核前的准备和检讨会议,自审环节发现了一些问题。同时直到审核前有些问题点也没有得到同事的反馈。同样说明不同部门对同一项任务的优先性也不在同一个等级。

4整体审核前往往大家的准备情况仍然不是很理想,直到最后一刻,大家还在仓促的寻找证据,说明要么大家在日常的工作当中还有不少做得不到位的地方,要么大家的配合不是十分通畅。

尽管如此,被审核方的组织者依然十分有必要将客户的审核内容一一分解并于某公共盘或者内部共享区创建独立的文件夹,以供大家整理并上传相应的文件,并注明每个文件夹的讲解人,笔者的经验是如此准备的好处是:

  1. 结合前面提到的准备和检讨,方便查看哪些审核板块已准备就绪,哪些还未就绪。
  2. 方便向管理层汇报整体的准备安排。
  3. 方便审核时一目了然谁了解某项资料的细节。
  4. 通常同一客户的某项审核会在下一年重复进行,因此整理并备份好的资料也是下次审核准备的基础。

5审核当日需要做一些电话会议的设置,以及讲话安排。

审核当日开始会议

1请各自打开视频介绍自己。

2请供应商介绍准备的情况,并对准备的文件先作说明(提前索取供应商准备的文件)。

审核当中的配合情况

首先是在会议室的环节,需要:

1尽量需要所有职能部门的代表在位,不要临时告知审核员某代表离开,导致时间上的拖延。

2如果某人要离开会议室,需要提前说明。

3较长时间的离开意味着有可能对方在篡改一些资料,实际有可能对方就在电话会议的那头。

4要求供应商现场记录所描述的不符合项,并在当天结束时进行确认和小结。

5审核当中,可以通过手势来暗示搭档,该讲或者不该讲,以及屏幕停留在哪个位置比较合适。

6 除了在会议室加入会议,现场的代表如果可以也需要加入会议,以便在遇到一些现场有关的问题时可以第一时间给予答复或者提前做好准备。

其次是在现场的环节,作为供应商,为迎接一次高质量的客户在线审核,需要考虑的其它一些因素:

1网络的稳定性,并且尽量准备好耳麦(扩音器,考虑到车间现场一般噪音较大)和手机稳定器,以免手持手机时影像晃动。

2尽量准备摄像头分辨率高,5G的手机,系统和视频更稳定。

3摄像头拍摄的场景控制好,以免对方看到一些不恰当的场景(笔者就碰到OEM审核员要求摄像头对准仓库的棚顶一块一块的扫过,目的在于通过透光来判断是否存在漏雨的风险)。

4 现场审核的时间需要设计并控制好,毫无疑问,审核的时间越长,发现的问题和缺失项会越多,这就如同抽检抽的样品越多,越容易发现不良品一样。

5 现场回答问题的代表先确定好,最好是全程参与过审核准备的人员,以便给审核员前后,内外一致的回答。

6 确保现场使用的各种文件与审核前准备中发给客户的文件版本是一致的(笔者就碰到OEM核对现场使用的控制计划与之前提交的不一致,原因是准备时编辑了太多版本以至于混淆了)。

无论是在会议室还是现场的审核,笔者都建议审核方和被审核方做好笔记。

对于审核方:遇到对供应商的某项资料有疑问时可以先截屏,再找机会向供应商进一步求证;其次也记录审核当中发现的问题点,以免供应商漏记;第三记录审核当中的经验教训,以供以后审核采纳。

对于被审核方:首先需要有专人记录客户的每一个疑问项,尽快安排人确认并准备好相应的资料和证据(以免客户下一个问题发问),不要心存侥幸客户会忘记;其次建议每个参与者都记录审核当中的经验教训,会后作一次内部汇总,这是很好的组织知识积累,同时也是末次会议时向客户表示感谢的“客观证据”。

审核结束和跟进

1 尽量现场不给结论(留有余地),除非公司的审核流程有明确要求(留有余地的反作用是外部的力量有可能会推翻审核员原本给出的评价结果)。

2无论是新供应商(新客户)还是现有供应商(客户),均强调还是需要现场审核,才能有完整的报告,临时的方案只是用来了解供应商的一些基本情况。第一能给供应商施压(尤其是结果是黄色时),丑媳妇总是要见公婆的感觉;第二现场审核也能更客观的反印真实的表现;第三确保改善后流程有持续稳定的被执行。

3要求供应商在最短(比如三日之内)提交完整的审核不符合项记录以及对策以供评审,确保供应商的理解无误。

以上其实也是某跨国公司首席全球财务官,浙江大学客座教授钱自严老师的4C (Checking, Consideration, Caring, Closing)模型的学习和应用。

 

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