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How to make notes in complex audit 供应商审核中的不符合项记录小技巧

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供应商审核中的不符合项记录小技巧

俗话说熟能生巧,一件事情重复的多了总能总结点经验教训,供应商审核也是如此。无论哪一种审核(体系,过程,产品等等),在审核供应商中总是要记录不符合项的,如何在整个审核即将结束,进入最后总结前确保没有遗漏的待确认事项,想必不同的人有不同的小技巧,而本文则是作者的一点小诀窍。

以常见的体系或者过程审核为例,通常涉及至少以下需要准备的文件:

  • 审核检查表
  • 图纸及规格书
  • 相关产品或技术标准
  • 所涉及产品的FMEA 和控制计划
  • 供应商绩效
  • 供应商近期未解决品质问题或投诉
  • 供应商概况
  • 潜在业务概况

当然如果您准备充足的话,很有可能资料会更多。先以审核的内容多少来划分不同技巧的用法,内容的多少往往体现在审核表以及所涉及的资料的页数上面。

  1. 如果您习惯于将所需要的资料一一打印出来,而不是借助电脑,那么假如要打印出的文件仅仅不到10页纸(数量取决您对于多少的定义),我分享给您我采用的方式来跟踪和记录不符合项。
    1. 单独使用白纸(或者打印纸的反面)来记录不符合项或者潜在不符合项。
    2. 使用缩进的方式记录不同分组下的问题点。比如说您是按工序来跟踪,那么大的工序可以是平齐写,工序前标记子弹头或者=>,那个工序下的子工序或者不符合点记录可以往内缩进几个单位(字符数取决于您),再次之如果您还有按人机料法环分解,您可以继续缩进,如此描述显得较为统一,也方便查看。
    3. 这时最好还不要用不符合项NC (Non-conformity) 这样的前缀,因为有些问题还有待进一步澄清,待澄清完后NC的顺序可能会被打乱。建议使用其它符号代替,笔者的做法是如果确认是NC的,划(-)号,做的好的地方标(+),关键的不符合项标记 闪电(Ϟ), 当然后面才知道在德系的汽车行业普遍是用这个代表问题或风险。如果是有疑问,需要进一步澄清的建议是画问号(?)在前面,这样对所有的问题一目了然,也方便快速盘点总的不符合项以及做的好的方面,同时也便于提醒被审核方还有哪几个问题有待提供进一步的资料。
  2. 上面说了如果您喜欢打印出所有的资料拿在手上,可以避免忘记一些事项,但是如果有人不愿意打印出来,喜欢直接对着电脑查看一些信息,那么又如何避免遗漏呢?下面分享笔者的经验:
    1. 善用议程。

在议程里就将所涉及的需要借助电脑来核对的事项或问题项列明,做完一项划掉一项。

               2. 借助白板。

同上,将所涉及问题项写在白板上,一目了然,确认完一项擦掉一项,当然笔者更推荐的是画勾,或者横穿线。

               3.活用便签。

碰到有些问题是需要在现场确认的,而不是在办公室,这时以上两种办法就行不通了。此时可能的方法是将事项写在笔记本上,带着笔记本到现场,但是仍然有可能会被忘掉。更有效的解决之道是用小便签,也就是便事贴。将事项事先写在便事贴上提醒自己,然后将便事贴贴在您需要涉及到的问题点或者工序对应的纸张处,外加将便事贴露出纸张边缘来,如此就不会忘记要查看的问题了。

便事贴的另一好处是可以反复贴,借助这一点功能,一旦问题得到澄清,可以将便事贴撕下来,贴到纸张之内,这样就不会看到有露出边来的便事贴,意味着没有需要进一步澄清的问题了。

      3. 如果您喜欢把文件通通打印出来,偏偏文件还特别多,比如说上面提到的各种文件加在一起多达几十页,这时您有可能要事先做一些功课,将文件中需要在现场查看的内容贴上小一点或者窄一点的便事贴,仅仅只是记号用途,同样露出头来。但是您又是那种做事认真的人,每一页打印好的内容都需要在现场仔细核对,比如说控制计划或者FMEA。那在有限的时间内,您很有可能在不同的页上会标注的有诸如(?)的记号,等着接下来一一核对,可是一不留神被审核方可能就忘记了,因为您提的问题太多了,这不能怪被审核方不配合。您需要有自己的管理之道,下面笔者继续分享其经验。

不一定需要单独的白纸记录问题点,可以在打印的页面先手写备注,后期再统一整理。

           1. 分割纸张边缘。

将一张纸的短边,一个角和紧邻的长边以顺时针方向充分利用。短边表示需要查看的事项,角表示正在查看或者等待资料来进一步确认,长边表示已确认为不符合项。

          2. 按问题被确认的进展移动便事贴。

将您需要重点查看的事项或技术要点事先写在便事贴上,将便事贴露头贴在短边上;现场如遇某个问题得不到确认,需要进一步查看资料,将短边的便事贴移到短边与长边相交的角处,同样露出头来,或者在角上新加一张便事贴,将需要澄清的问题写在便事贴上;如果问题得到确认被证实是一个不符合项,将便事贴移至长边,同样露出头来;如果问题得到合理解释,不是一个不符合项,则将便事贴移至纸张页面内,将头缩回去,或者干脆将它撕走。

这就像一条按检查点的进展顺时针移动的生产线,合格项进了纸张内,不合格通过“露头”凸显出来,待检项处于“黄色”的过渡处。

        3.离开现场前最终确认。

为避免您离开审核现场后再次折回到现场,采用以上的方法可以帮助您有效的再次核对所有相关的问题被得到了澄清,同时也便于您同被审核方确认还有几个问题没有得到确认,除非被审核方还需要继续寻找支持性的证据。

快速汇总所有有便事贴露出头来的页面,那些页面都是代表有确认不符合项的,针对不符合项一一编号,如此总计的不符合项就已经整理出来了。

那么经验丰富的您又是怎么干的呢?

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