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供应商审核及跟进小妙招 Audit Tips from OEM

近日阅读大众集团对供应商的审核报告,发现有几点值得学习:

1. 现场签字确认:

如果条件可以,尽量现场离场前整理审核报告和分数,并打印出来双方签字确认。如果还未完全成稿,可以划重点或者在签字前在打印件上备注“草稿版”。相信如此不仅可以避免和供应商很多的争议和纠纷,同时也减少外部的各种压力和干扰。

2. 预设条件

相信在供应商手册中已经设置了各种条件和要求,如果供应商在审核前已经确认认可,那么就可在报告的格式中重复考虑并醒目位置(比如签字栏上方)重点引用。比如报告以英文为准,不合格需要重审的费用计算,整改时间要求,不合格后的影响-比如影响报价的资质等。

在报告格式中预设的条件的要求会在报告打印时体现出来,一旦供应商代表签字,也就代表再认可。

3. 跟进和整改要求

VDA6.3的表格被大众集团做了些调整,自动根据报告日期计算

– 提交整改措施的截止期

– 确认自我评估和审核的计划日期

– 完成自我评估和审核的日期以及提交证据的日期

这几个日期也作为报告的一部分被打印并签字,意味着成为承诺的一部分。

这里面并没有提及大众需要跟进,也就是说跟进是供应商自己的工作,以免把大众拉下水。

同时大众需要供应商告知:

– 预计的自审时长,原则上不能短于大众的审核时长。

– 自审人员一定是要有官方审核员证才能上岗的。(这点个人建议要求供应商提供姓名和资质,或者如果是IATF认证,要求供应商端客户代表确认)。

– 如果自审确认完成后,由大众再次审核的结果不满足大众要求的话,费用是需要由供应商出的。

3. 审核员的记录由供应商做

通常审核员在审核中要做大量正面和负面的记录,而在审核完成后又需要写大量的文字报告,费时费力。

分享一个小秘诀。让供应商安排陪同人员(这是最基本的),由陪同人员来记录审核现场和过程中的问题,当然好的地方和特别差的地方也可以/需要由审核员自己记,防止对方少记录。这有几点好处:

3.1. 迫使供应商必须要参与到审核过程中来。如果少记,在每日结束的总结中指出来,给他压力。多记,算他的举一反三。

3.2. 因为是供应商的员工自己记录的,自然不会存在后续的争议,减少了自身的麻烦。

3.3. 因为是自己记录的,表达方式和文字的含义自己更容易理解,即便是他对审核员的表达理解有误,也无伤大碍,有改进就行。

3.4. 同时减少了审核员大量的工作量,尤其是如果供应商能每天汇总,审核结束时直接用他记录的文字来展示并用于总结,都不需要审核员在末次会议前自己慌慌张张整理问题点了。

3.5. 对于要求中英文报告的公司,更是直接只需要把供应商的记录翻译一下成英文就好了,通常执行上还是会以中文表达为准的。

4. 议程时间由供应商定

在以往,每次审核的议程时间都是由审核员自己排的,因为对供应商的制程,规模不了解,排的时间不一定合乎实际情况,往往拖延或者超时,自己累不说,还耽误供应商的工作安排甚至下班时间。

建议审核员只需把要审核的内容分好段落,以及每个段落预计所耗的时间段范围,告诉供应商开始时间和最后要离开的时间,其余具体的每个时间段和起始时间由供应商给定。同理,每个环节的参与人员名单也由供应商提前给出。

如此,审核员自己可没有任何强迫。但是需要审核员尽量按照对方的时间表来,如果审核员提前检查发现明显不合适的顺序和具体时间,可以先提出来。这样尽量可以控制的了时间,如果审核员控制时间有困难,可以要求供应商在现场安排一个人帮忙把控和提醒时间,减少超时。

总结一下:

议程审核员稿

时间供应商排

人员供应商选

审核员动脑问

缺失供应商辩

记录供应商写

措施供应商做

验证供应商评

如此审核员笑

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