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供应商过程审核中如何避免那些“坑”

有各种原因会触发供应商过程审核活动,主要目的在于评价供应商过程管理的有效性。具体采用的审核工具可能是各式各样的,有自己公司结合实际情况自编的,也有采用国际通行的检查表的。实际的审核时机,时间长短,人员配置也因各公司而异,自然审核的效果也就各有不同了。有公司审核一次能抓到主要问题或风险点,而又有公司则如同走过场一样呵呵而已。

重视程度不仅仅局限于供方,其实采购方对待审核的态度也能间接反应其对待供方和供应品质的期许。曾经碰到NISSAN 和日本BOSE作为采购方的审核,整整派出4个日本人加1个中国人连续4天对一家汽车一级供应商某制造基地的审核。而另外一家制造商告诉笔者,她们曾经接受一家日本客户的审核,不仅审核团队阵容庞大,而且在末次会议上非常慎重的全部起立,鞠躬,然后严肃的通知她们审核结果,弄得她们当时紧张的不得了。这种末次会议的汇报方式我也是第一次听说,也难怪市场普遍认为日本产品质可靠,因为他们对一个国人普遍认为不必大张旗鼓的事情都很严肃和认真的在对待。

如果去问一家公司的销售经理乃至品质经理,什么时候接受过哪些客户的审核,十之八九得到的答案并不准确。并不是说他们说谎,或者没有记录这些事件,而是经常会得到这样的回复,“X年X月X日Y客户曾经来过拜访,但是我们不清楚那次是算参观还是正式审核。。。。。。“,也就是说制造商弄不清客户的拜访到底是参观还是审核,反正来了一拨人,花了N天的时间,看了一些东西,问了一些问题,谈了某些生意。这不是个案,也不能全怪制造商不专业或者不用心,因为我们很多时候参观和审核是夹杂在一起进行的,在审核不细致的情况下,更容易让人觉得是在参观而已。

参观其实说的是VISIT,字面来讲主要是“观“,也就是”观察“。除非你真的火眼金睛,很多时候你未必能发现事情的真相或者背后的事实,当然你或许可以通过一些直接观察到现象得出某些结论,譬如好,或者坏,就像快速工厂阅读里介绍的一样。

但是参观≠审核,审核却一定要有参观,否则那绝对是走过场。如果把工厂的管理分为硬件和软件两大类,参观可以看到工厂的绝大部分硬件部分,但是软件部分却未必能看的到或者看得准,譬如人员的水平,沟通的有效性,设备的准确性,物料的管理水平,操作手法的统一性等等。或许这对于行业专家这不算难事,但是对于非行业专家的审核员等人来说却可能有些挑战了,这又正是审核员们接触的广但未必深的短板了。其次如果要比较两家悬殊甚远的竞争对手或许还比较明显和容易,但是实际当中却往往是在两家看似相当的厂家间比较,因为好和坏好区分,但是坏和很坏却有些困难了,而审核却要在后者中做评价和选择。再次某个供应商声称做了很大努力的改进,采购迫于成本或其它压力亟待从那里开始采购,从硬件来看,的确可以看到工厂的显著变化,可以软件的部分未必在短短几个月内发生明显的改变,比如人员的质量意识和态度,解决问题的方法,步骤以及成效。

对于所有的审核员来讲,这时可能都听说过望闻问切的审核方法,参观会涉及到望闻问,因为时间的关系,未必会涉及到切,但是审核用得上,因为审核需要自己亲自去验证真伪。就像一个病人去看医生,如果TA不告诉医生实情,医生只是望闻问可能未必会准确判断病情,但是“切“却会让高明的医生在即便是病人不讲的情况下也能对实际病况做出准确的判断。

好的审核员和坏的审核员用的审核方法和步骤会是一样的,区别在于对同一现象或发现点(Finding)的深究或挖掘上面,因为往往你看到的可能只是表象,举个简单的例子, 你问工厂有没有培训记录,TA会提供给你,可是记录会有不完整的地方,比如说只有记录,但是没有课件,没有考试鉴定,没有缺席人员的重新培训,也没有识别有没有应该接受培训但是未来培训的人员等等,但是细致的审核员就会问这些,并继而追问整个培训的策划和实施,而不是简单的认为提供了简单的记录就算合格完事。 无论是ISO 9001或者IATF 16949 等认证的企业,都不能代表实际的表现就一定好,这里面有诸多的原因。那么提高审核的结果评价与实际表现的相关性就显得尤为重要了,但是这却又是十分困难的事情,如同老话讲“路遥知马力,日久见人心“,一个企业的运作是整个团队长期合作的结果,通过区区几个审核员短短几天的审核去鉴别其过程能力谈何容易和准确, 更何况被审核方出于各种原因可能会隐藏一些真实的数据或信息给审核员。作为建议和经验,除了严格按照审核表的内容进行仔细的审核之外,笔者分享以下的一些验证供应商品质,交期,产能等关键信息的常见”坑“供大家参考,也欢迎补充。

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