供应商大会 Supplier Conference

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三年一届的供应商大会作为第二届已圆满结束，相比第一届，无论在规模，档次，安排上都有明显的提升。时间也由单一的一天纯会议安排，因为没有内部客户和集团总部的现场参与而略显轻松，扩展为一周的多内容活动，让与会者能够多一些了解，沟通，同时也多一些收益。就大型活动来讲，无论是演唱会，毕业典礼，体育赛事，国际展会，技术峰会，还是多国首脑会议，其复杂程度和工程量都将远超这种会议。但亲身经历，将29个国家的不同语言，不同文化，不同规模以及不同发展思路的集团分公司同100多家亚洲地区的既是竞争对手，又是合作伙伴的供应商召集在一起却的确不是一件容易的事情。

同对供应商的期望一样，我们希望供应商大会在时间，质量，成本，创新这些维度上进行优化和平衡。这些统统需要经验，组织，协调，沟通，以及实施，如果把供应商大会当做一个项目或者一个独一无二的产品，那么它同工厂里新产品的开发，设计，和生产有非常多的相似之处。从开始准备到结束的近6月的“交期”中，除了专业摄影，大巴租赁，同声传译，酒店部署，其余的上至全盘预算，下至每个吊牌的设计，所有讲说文档和参考资料的打印都由公司内部职员负责完成。通过每周1至2次的会议安排，很好的统一了行动和方向，并确保了任务及时间的掌控性。

作为大会，最困难的环节在时间的安排上。在发出与会邀请给近400位来访者的时候，实际上所要演讲的幻灯片是还没有定稿的，主题内容也大概只定稿了近7成，因为会议当日所涉及到的演讲嘉宾有10人，所有演讲的主题需要上报集团总部商议核准，同时演讲嘉宾也有困难预料所要演讲的内容经再三剪辑后所需花费的时间。就如同一个新产品开发初期还没有一个最终方案但是需要先预计一个6个月后准确上市日期及新产品发布会，之后所有的活动就围绕这个截止期限展开了。尽管有的演讲内容会被提前完成，有的演讲内容会略略超出所设定的时间。并非所有的讲说嘉宾都是营销专家能将舞台表演发挥的淋漓尽致，亦或接受过专业的时间管理和演说技巧的培训。

如果是企业生产，为了确保交期的准时性，大概需要考虑的环节非常之多，其中一个环节就是物料的及时准备和现场供应。这时常考验着生产经理的掌控和协调能力，但是经常发现的现象是待生产即将开始之时发现物料短缺或者将仓库直接设置于生产现场，接收的物料直接运至作业现场。其实这带来的隐患远不止占用现场空间这么简单，同时容易造成混料，混数，生产多余退仓造成混乱，混质。对于制造作业而言，为提高其效率，应该尽量单一简化其作业内容。尽管机器人，机械手如今大量应用在制造环节，但是基本上所有的作业内容还是以限定在一个作业岗位，尽管其作业内容可能包含多达几十种动作，但我很少见机器人在车间走动去搬运物料的。作为类似的运用并结合第一届供应商大会不成熟的经验，在第二届大会中引入了线下同声传译，剥离了因为现场翻译导致的时间控制不可预料问题，因为演讲的时间通过事先练习可以大概控制在一个时间段内，但是翻译是由于即时发挥而难以控制其时长。

曾经听过一个寺庙的方丈授课讲授其管理整个僧院几百号人的技巧，依稀记得其中一招是“时间换空间，空间换时间”。 讲的是经常有红尘人士进寺庙拜佛但是有心或者无心同僧人聊天讲述外面的灯红酒绿，花花世界，很容易就将僧人引诱还俗了，因此方丈规定晚上几点之后不允许离开僧院，被称为用时间换空间，同时方丈还设立了书院，引导访客来寺庙后分流，尽量少去打扰诱惑僧人，此招被称为用空间换时间。

在供应商大会的时间掌控上用空间换时间同样适用。由于演讲嘉宾要讲述的时间实际上没有早上9点开始到晚上5点结束那么长时间，因此怎么填满这些时间就是一个问题。最终设计的一个方案是调整中间的休息时间为自由交流时间（NETWORKING），让各分公司采购代表自由同各与会供应商代表交流，当然将这些自由活动时间的安排事先列入议程中以便大家能提前准备关心的话题或者项目。

要确保供应商大会的质量，需要事先准备的事项除了反复开会沟通就是鼓励大家积极建言献策。如何确保不同的供应商作为竞争对手无论是在会场还是餐厅没有座位相邻？如何确保供应商登记入场能快速便捷？如何确保会场能有最佳的温度，光线和音响效果？又如何安排可以让所有的与会者能在最短的时间内集中并整齐排列在照相区域等待拍摄合影？每一个参与准备的员工所提出的小建议都可能让这些扰人的问题得到最佳的解决方案，毕竟他（她）们会最终面临大会的接待和收场。就如同生产车间最了解现场的是工人，因为他（她）们操作每台机器，才最了解每台机器的“脾气”和注意事项，它（她）们才是提出改进建议的最佳人选。

质量意味着准确，没有差错。做质量最怕就是出错，因为出错意味着报废和返工，宁可慢也不要错，快总是和错链接在一起。走路太快会摔跤，讲话太快会讲错，写字太快一定是潦草的，开车太快易出事，吃饭太快会噎着。如果没有演讲的天赋，演讲幻灯片时不停顿，不反复，不出差错大概只有靠事先反复的练习和精心的台词准备了 – 何时停顿，何时抑扬顿挫，何时点击播放动画等等。于生产而言，如果员工没有培训到位，工程试产，小批试产还没有走顺，还是放慢节拍慢慢来。

质量同样意味着标准，统一，和谐。在午休期间我留意到酒店员工整齐划一的用线拉齐刚刚增补的瓶装水，移动过的椅子，让我惊奇标准化作业在服务行业也是如此通用。

同时，将不同演讲嘉宾的幻灯片摆放在一起才会发现有太多的内容需要优化和调整。不同的幻灯片可能采用了不同的文字字体，字号，颜色，以及不同的模板比例（16×9 或者4×3）;同样的一段文字或者术语经不同人翻译后可能会出现不同的解释; 如何用最精简而博大的中文来解释冗长的英文描述；不同演讲嘉宾所采用的模板标题，页眉页脚是否统一，准确？如何将代表不同业务，不同层次的不同嘉宾的信息内容有机的串接并相互引用，以致让聆听者感受整个信息传递是一个连贯的整体，没有脱节，更没有冲突？时隔三年，又如何表达第二届的大会源于第一届但是在战略的发展上有突破的亮点，并清晰的展望未来的世界？这些细节在每天的生产环节都会上演，不同的作业员工会有不同的作业手法，不同的质量检验员工会有不同的责任心，不同的销售人员会有不同的销售技巧从而给客户不同的购买体验。这是为什么英文里有句谚语叫“Devil in Details”的道理。

在不同的演讲嘉宾手中切换话筒让我想起了工厂的快速换模。企业快速换模强调线下的准备，十分类似于即将登台的演讲嘉宾提前在台下将耳麦调好。当前一个演讲嘉宾刚刚结束，从偌大的讲台的一端即将走下时，下一个演讲嘉宾同时登场，丝毫没有时间的浪费，相当于企业的“无缝流 Seamless Flow”，这是企业快速换模所希望的理想结果。

无论谈时间或者质量，脱离成本的约束就没有实际的意义。而成本，其实本质谈的的成本效益，单一的成本金额是不具备比较性的。如果讲一天的会议30万人民币可能有人会嫌贵，但是如果说包含前期的准备，会场及各种营销工具，相机设备的租赁和购买，同传的费用，与会人员在五星级饭店的餐饮，茶歇等等，才构成这个总费用，可能多一些人能接受。我们让一天的会议延伸到一个礼拜，增加其他的拜访供应商和其他的内部会议环节，相比较而言，后者并不需要支付太多的费用。这时会发现其实平均的开销为6万人民币每天，绝大多数的人都会认同价超所值了。所谓的价格，如果让客户理解为价值，就更容易接受了。

台上一分钟，台下十年功。一场大会的实施者就如同一个社会中的有机的组织体。一个精心准备并圆满完成的大会让与会者深深感受到的不仅仅有压力与动力，同时更重要的看到了每一个要求及成功达成之前所需要付出的每一份努力及每一个细节，因为“Devil in Details”。