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供应商大会 Supplier Conference

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三年一届的供应商大会作为第二届已圆满结束,相比第一届,无论在规模,档次,安排上都有明显的提升。时间也由单一的一天纯会议安排,因为没有内部客户和集团总部的现场参与而略显轻松,扩展为一周的多内容活动,让与会者能够多一些了解,沟通,同时也多一些收益。就大型活动来讲,无论是演唱会,毕业典礼,体育赛事,国际展会,技术峰会,还是多国首脑会议,其复杂程度和工程量都将远超这种会议。但亲身经历,将29个国家的不同语言,不同文化,不同规模以及不同发展思路的集团分公司同100多家亚洲地区的既是竞争对手,又是合作伙伴的供应商召集在一起却的确不是一件容易的事情。

同对供应商的期望一样,我们希望供应商大会在时间,质量,成本,创新这些维度上进行优化和平衡。这些统统需要经验,组织,协调,沟通,以及实施,如果把供应商大会当做一个项目或者一个独一无二的产品,那么它同工厂里新产品的开发,设计,和生产有非常多的相似之处。从开始准备到结束的近6月的“交期”中,除了专业摄影,大巴租赁,同声传译,酒店部署,其余的上至全盘预算,下至每个吊牌的设计,所有讲说文档和参考资料的打印都由公司内部职员负责完成。通过每周1至2次的会议安排,很好的统一了行动和方向,并确保了任务及时间的掌控性。

作为大会,最困难的环节在时间的安排上。在发出与会邀请给近400位来访者的时候,实际上所要演讲的幻灯片是还没有定稿的,主题内容也大概只定稿了近7成,因为会议当日所涉及到的演讲嘉宾有10人,所有演讲的主题需要上报集团总部商议核准,同时演讲嘉宾也有困难预料所要演讲的内容经再三剪辑后所需花费的时间。就如同一个新产品开发初期还没有一个最终方案但是需要先预计一个6个月后准确上市日期及新产品发布会,之后所有的活动就围绕这个截止期限展开了。尽管有的演讲内容会被提前完成,有的演讲内容会略略超出所设定的时间。并非所有的讲说嘉宾都是营销专家能将舞台表演发挥的淋漓尽致,亦或接受过专业的时间管理和演说技巧的培训。

如果是企业生产,为了确保交期的准时性,大概需要考虑的环节非常之多,其中一个环节就是物料的及时准备和现场供应。这时常考验着生产经理的掌控和协调能力,但是经常发现的现象是待生产即将开始之时发现物料短缺或者将仓库直接设置于生产现场,接收的物料直接运至作业现场。其实这带来的隐患远不止占用现场空间这么简单,同时容易造成混料,混数,生产多余退仓造成混乱,混质。对于制造作业而言,为提高其效率,应该尽量单一简化其作业内容。尽管机器人,机械手如今大量应用在制造环节,但是基本上所有的作业内容还是以限定在一个作业岗位,尽管其作业内容可能包含多达几十种动作,但我很少见机器人在车间走动去搬运物料的。作为类似的运用并结合第一届供应商大会不成熟的经验,在第二届大会中引入了线下同声传译,剥离了因为现场翻译导致的时间控制不可预料问题,因为演讲的时间通过事先练习可以大概控制在一个时间段内,但是翻译是由于即时发挥而难以控制其时长。

曾经听过一个寺庙的方丈授课讲授其管理整个僧院几百号人的技巧,依稀记得其中一招是“时间换空间,空间换时间”。 讲的是经常有红尘人士进寺庙拜佛但是有心或者无心同僧人聊天讲述外面的灯红酒绿,花花世界,很容易就将僧人引诱还俗了,因此方丈规定晚上几点之后不允许离开僧院,被称为用时间换空间,同时方丈还设立了书院,引导访客来寺庙后分流,尽量少去打扰诱惑僧人,此招被称为用空间换时间。

在供应商大会的时间掌控上用空间换时间同样适用。由于演讲嘉宾要讲述的时间实际上没有早上9点开始到晚上5点结束那么长时间,因此怎么填满这些时间就是一个问题。最终设计的一个方案是调整中间的休息时间为自由交流时间(NETWORKING),让各分公司采购代表自由同各与会供应商代表交流,当然将这些自由活动时间的安排事先列入议程中以便大家能提前准备关心的话题或者项目。

要确保供应商大会的质量,需要事先准备的事项除了反复开会沟通就是鼓励大家积极建言献策。如何确保不同的供应商作为竞争对手无论是在会场还是餐厅没有座位相邻?如何确保供应商登记入场能快速便捷?如何确保会场能有最佳的温度,光线和音响效果?又如何安排可以让所有的与会者能在最短的时间内集中并整齐排列在照相区域等待拍摄合影?每一个参与准备的员工所提出的小建议都可能让这些扰人的问题得到最佳的解决方案,毕竟他(她)们会最终面临大会的接待和收场。就如同生产车间最了解现场的是工人,因为他(她)们操作每台机器,才最了解每台机器的“脾气”和注意事项,它(她)们才是提出改进建议的最佳人选。 … Read the rest