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Supplier Profile Registration供应商信息登记

相信许多人都会认为采购是个好差事,花钱的活谁不会,下个订单,坐等供应商按要求把货送到家门口,想想是不很像各位的另一半在淘物。殊不知采购也有采购的难处,大家回去问问有着丰富的网上采购经验的另一半,看是不是TA们也是满腹的苦水。

在实际的商业采购中,情形比网上采购还要复杂,因为商业采购涉及的量大,金额也大,往往品种多,交期长,付款条件五花八门还没有像网上的第三方担保和差评系统。于采购员而言,由于公司架构的设置,很有可能还仅仅只是日常下单而已,并不涉及前期的供应商选择参与,供应商是其他的部门开发的,采购员只是在其他人同供应商确认好基本的产品,价格,付款条件等之后将供应商登记进系统而已。采购员同供应商的选择完全脱节,就不是真正意义上的采购员。

如此问题就来了,采购的需求并没有在供应商选择阶段和供应商准入登记前进行评估和调查清楚。基于供应商的报价确认合格的供应商很有可能不能满足其他的一些额外而又是采购方实际操作的方式,而这些基于实践的操作方式已经在现有的供应商中经过磨合被证实为经济而高效的方法,也不太可能因为新进一个供应商而打乱之前的方法或者为其设立一个特例,毕竟一旦特例被建立,以后就有可能在其他的新供应商上重演,一而再,再而三,规则就乱掉了。比如采购方的付款期是每月统一的两天,就很难因为新供应商而提前支付货款;如果是报EXW (出厂价交货),就务必要证明有出口资质证书,否则就会涉及到实际交货报关时产生额外的费用;MSV(最小发货量)需要提前告知,否则供应商实际按MOQ(最小订单量)接收订单,生产,但是客户需要分批走货时就会出现因为量小,产生额外的费用而客人不能理解不愿意支付导致扯皮的现象;出口文件的格式能否满足采购方的要求,经常有采购方为了满足报关的要求而统一文件格式,而对于供应商来讲它们有它们的难处,不一定能满足采购方的要求。

不仅仅采购在供应商进入系统后会面临这样的问题,其他相关的部门也会面临类似的问题。比方报价确认了,供应商也被登记进了系统,订单也下了,但是在实际操作时却发现收款银行账号受益人,订单接收人,工厂都对不上,造成额外的调查,核实。

而原因就是所有必要的采购方的要求没能得到整合,从而遗漏了在供应商的选择环节进行考虑,至少在供应商登记进采购系统前进行沟通确认。一旦供应商进入采购系统,再努力去同供应商沟通并争取更多的对采购方有利的条款其效果会大打折扣。其一会显得采购方没有章法和规范的管理制度,反复无常;其二会显得采购方不够诚信,言行不一;其三供应商会担心采购方今后类似的要求和环节层出不穷,毕竟刚开始合作就有如此多“苛刻”的要求,甚至会怀疑自己到底能不能满足这个客户最终的要求。

有人会说这些信息双方应该都沟通并确认过了,或者又认为可以通过协议或者合同的形式把它们增补进去,但是实际情况往往并非如此。第一,极有可能要么是口头的沟通,没有任何书面的信息留存,比如说供应商提供的报价内容和格式可能初次比较简单,经过反复沟通勉勉强强能表述清楚一些基本的条款,但仍然遗漏了一些“细枝末节”,比如MOQ(最小订单量),交货的条款可能也没有写清楚,交货的港口可能也没留意,毕竟附近就一个港口,供应商认为实际操作时也不现实经常拉到某个更远的港口去发货,为了加快报价的确认,订单的下发,因此在口头沟通和确认的基础之上就这样稀里糊涂的让供应商进入了采购系统,给后面留下了隐患。第二,就算报价非常详尽,所有双方考虑到的因素都列齐了,但是往往报价在产品开发部被确认后报价活动就终止了,报价单也不会继续流转到采购部去作为一个参考文件,因为报价单的主要功能和信息是产品规格和价格,而不是交货付款条款,尽管它们也是报价单的其中一个内容。第三,这些信息应该在供应商登记进采购系统前完成,而不是在供应商进入采购系统之后再去完成,对于采购员而言,一旦系统里有这个供应商,而且显示是“合格供应商”,就可以直接下单了。第四,增补到合同的,通常是属于规范的框架性条款,而不是为每个供应商量身定制的要求。

解决的经验之道。对于重要的新供应商,加强双方的面对面沟通,并让采购员作为当事人而不是局外人参与到前期的选择和评估当中来,只有TA们亲自参与了,才会主动谋求各种解决方法去避免以往经验当中遇到的困难。就如同招募新员工,一般的新员工普通的用人主管和人事主管面试就可以了,但是遇到关键岗位或者重点员工,就需要更多的涉及到未来有业务上交叉的部门参与进来面试和决择了。但是并非所有的新供应商都是重点供应商,也并非所有的新员工对组织的业务发展都同等重要。对于一般的供应商,就可以通过固定的供应商信息登记表的形式将以往常见的常遇到的问题以申报登记的格式让供应商来提交。就像新员工准备进新公司去面试,通常是第一次,前台的妹妹就会让先填份信息登记表,一旦面试成功,这份登记表就会被作为个人档案留存了,因为上面有求职者的笔迹,申明,签名。

笔者把供应商信息登记表也当做是一种简易的合同。原因是其一为避免以后扯皮,所有由供应商提供的基本商务条款,比如交期,付款期,交货条款,最小订单量或者最小采购金额,和法人代表的基本信息,收款账号的基本信息务必需要准确,而且需要得到供应商法人代表签名并加盖公章确认承诺,否则有可能出现因为收款账号错了而将货款支付给错误的银行账户的情况。同时将这些信息登记进供应商系统,以便所有被授权的人都可以访问并获取一致的信息。其次,便于今后变更时的追溯,如果某一天供应商的法人换了,银行账户换了,企业名称换了,大家可以以初期或者最后一次的信息登记表为基础进行统一变更,再次要求供应商重新提交更新的登记表,而不会遗漏某个内容。再次便于信息的传递,在一些企业内部大家盛行邮件飘来飞去,只需轻轻一点,信息就出去了,如有遗漏信息只需再次轻轻一点“发送”,最容易出现的问题是该收到这个信息的人没有收到,而不该收到的人收到了,最后还没有人归档这些信息,等某天要查找时却再也找不到了。同时在科技高度发达的今天,笔者也曾经遇到有人伪造设计与供应商销售人员类似的电子邮箱地址,并通过该相似地址向采购方发送虚假的供应商财务账户变更信息以诱导采购方将货款支付给一个错误的银行账户。供应商信息登记表就可以很好的来预防和避免类似的问题发生。把它规范成登记表后可以清楚的看到整个文件的传递批准流程以及最后的归档之所,相当于每个员工的入职档案,并且最后在某个统一的部门比如财务部进行保管。

供应商信息登记表同时也是采购方审批供应商准入的最后一道关口。并不是说只供于登记供应商信息就行了,采购方可以把它设计成供应商信息登记和采购方内部流程审批两大部分。供应商信息登记部分尽量列明默认的或者期望达到的条款,比如默认付款期60天,默认某港口(便于合并拼柜走货节约运费)等等。而采购方审批部分则涉及所有需要同供应商打交道的代表部门,尽管在这个环节再去否决供应商登记显得为时已晚,但是It’s better late than nothing (迟做总比没做好),第一仍然有机会去推动供应商接受采购方的要求,毕竟供应商通常希望早一天同采购方开始合作;第二知道了供应商的底线,以便在供应商进入采购系统后再日常管理环节进行控制;第三在下次的新供应商开发和选择前期就同供应商进行沟通确认,因为有可能开发供应商的是产品部,TA们并不知晓采购部对不同意的某条内容如此重视。

由此可见采购部可以充分利用供应商信息登记表来参与到供应商的选择和登记环节以表达自身的诉求并影响供应商的抉择,同时通过它来规避不必要的风险。

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