Home » 2018 » October

Monthly Archives: October 2018

How to make notes in complex audit 供应商审核中的不符合项记录小技巧

供应商审核中的不符合项记录小技巧

俗话说熟能生巧,一件事情重复的多了总能总结点经验教训,供应商审核也是如此。无论哪一种审核(体系,过程,产品等等),在审核供应商中总是要记录不符合项的,如何在整个审核即将结束,进入最后总结前确保没有遗漏的待确认事项,想必不同的人有不同的小技巧,而本文则是作者的一点小诀窍。

以常见的体系或者过程审核为例,通常涉及至少以下需要准备的文件:

  • 审核检查表
  • 图纸及规格书
  • 相关产品或技术标准
  • 所涉及产品的FMEA 和控制计划
  • 供应商绩效
  • 供应商近期未解决品质问题或投诉
  • 供应商概况
  • 潜在业务概况

当然如果您准备充足的话,很有可能资料会更多。先以审核的内容多少来划分不同技巧的用法,内容的多少往往体现在审核表以及所涉及的资料的页数上面。

  1. 如果您习惯于将所需要的资料一一打印出来,而不是借助电脑,那么假如要打印出的文件仅仅不到10页纸(数量取决您对于多少的定义),我分享给您我采用的方式来跟踪和记录不符合项。
    1. 单独使用白纸(或者打印纸的反面)来记录不符合项或者潜在不符合项。
    2. 使用缩进的方式记录不同分组下的问题点。比如说您是按工序来跟踪,那么大的工序可以是平齐写,工序前标记子弹头或者=>,那个工序下的子工序或者不符合点记录可以往内缩进几个单位(字符数取决于您),再次之如果您还有按人机料法环分解,您可以继续缩进,如此描述显得较为统一,也方便查看。
    3. 这时最好还不要用不符合项NC (Non-conformity) 这样的前缀,因为有些问题还有待进一步澄清,待澄清完后NC的顺序可能会被打乱。建议使用其它符号代替,笔者的做法是如果确认是NC的,划(-)号,做的好的地方标(+),关键的不符合项标记 闪电(Ϟ), 当然后面才知道在德系的汽车行业普遍是用这个代表问题或风险。如果是有疑问,需要进一步澄清的建议是画问号(?)在前面,这样对所有的问题一目了然,也方便快速盘点总的不符合项以及做的好的方面,同时也便于提醒被审核方还有哪几个问题有待提供进一步的资料。
  2. 上面说了如果您喜欢打印出所有的资料拿在手上,可以避免忘记一些事项,但是如果有人不愿意打印出来,喜欢直接对着电脑查看一些信息,那么又如何避免遗漏呢?下面分享笔者的经验:
    1. 善用议程。

在议程里就将所涉及的需要借助电脑来核对的事项或问题项列明,做完一项划掉一项。

               2. 借助白板。

同上,将所涉及问题项写在白板上,一目了然,确认完一项擦掉一项,当然笔者更推荐的是画勾,或者横穿线。

               3.活用便签。

碰到有些问题是需要在现场确认的,而不是在办公室,这时以上两种办法就行不通了。此时可能的方法是将事项写在笔记本上,带着笔记本到现场,但是仍然有可能会被忘掉。更有效的解决之道是用小便签,也就是便事贴。将事项事先写在便事贴上提醒自己,然后将便事贴贴在您需要涉及到的问题点或者工序对应的纸张处,外加将便事贴露出纸张边缘来,如此就不会忘记要查看的问题了。

便事贴的另一好处是可以反复贴,借助这一点功能,一旦问题得到澄清,可以将便事贴撕下来,贴到纸张之内,这样就不会看到有露出边来的便事贴,意味着没有需要进一步澄清的问题了。

      3. 如果您喜欢把文件通通打印出来,偏偏文件还特别多,比如说上面提到的各种文件加在一起多达几十页,这时您有可能要事先做一些功课,将文件中需要在现场查看的内容贴上小一点或者窄一点的便事贴,仅仅只是记号用途,同样露出头来。但是您又是那种做事认真的人,每一页打印好的内容都需要在现场仔细核对,比如说控制计划或者FMEA。那在有限的时间内,您很有可能在不同的页上会标注的有诸如(?)的记号,等着接下来一一核对,可是一不留神被审核方可能就忘记了,因为您提的问题太多了,这不能怪被审核方不配合。您需要有自己的管理之道,下面笔者继续分享其经验。

不一定需要单独的白纸记录问题点,可以在打印的页面先手写备注,后期再统一整理。

           1. 分割纸张边缘。

将一张纸的短边,一个角和紧邻的长边以顺时针方向充分利用。短边表示需要查看的事项,角表示正在查看或者等待资料来进一步确认,长边表示已确认为不符合项。

          2. 按问题被确认的进展移动便事贴。

将您需要重点查看的事项或技术要点事先写在便事贴上,将便事贴露头贴在短边上;现场如遇某个问题得不到确认,需要进一步查看资料,将短边的便事贴移到短边与长边相交的角处,同样露出头来,或者在角上新加一张便事贴,将需要澄清的问题写在便事贴上;如果问题得到确认被证实是一个不符合项,将便事贴移至长边,同样露出头来;如果问题得到合理解释,不是一个不符合项,则将便事贴移至纸张页面内,将头缩回去,或者干脆将它撕走。

这就像一条按检查点的进展顺时针移动的生产线,合格项进了纸张内,不合格通过“露头”凸显出来,待检项处于“黄色”的过渡处。

        3.离开现场前最终确认。

为避免您离开审核现场后再次折回到现场,采用以上的方法可以帮助您有效的再次核对所有相关的问题被得到了澄清,同时也便于您同被审核方确认还有几个问题没有得到确认,除非被审核方还需要继续寻找支持性的证据。

快速汇总所有有便事贴露出头来的页面,那些页面都是代表有确认不符合项的,针对不符合项一一编号,如此总计的不符合项就已经整理出来了。

那么经验丰富的您又是怎么干的呢?

Visual Management 目视管理

分享目视管理见解 尽管GB/T 9001-2016/ISO 9001:2015质量管理体系要求 条款 中有关于追溯性的内容: 8.5.2标识和可追溯性    “需要时,组织应采用适当的方法识别输出,以确保产品和服务合格。 组织应在生产和服务提供的整个过程中按照监视和测量要求识别输出状态。 当有可追溯要求时,组织应控制输出的唯一性标识,并应保留所需的成文信息以实现可追溯。“ 但是并没有明确指出目视化管理的要求。 目视管理实际上是5S 中2S(整顿) 和4S(清洁)的一部分,因为2S中需要定点,定位,定容,而4S 需要对实施进行制度化,规范化,其中手段就包含目视化。而5S 和安全则又是精益生产的两大支柱准时化JIT和自働化的基石之一,大家普遍认为精益管理是企业成功的管理方法之一(相对而言,很少有人说我们企业能成功得益于5S做得好),因此可以说目视管理实际上是精益生产(这里所谓的生产并不限于制造活动)的一部分。 http://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20170711/492b5616db014b79bffa01dcacadf07e.png 目视管理其实也就是可视化管理,由英文VISUAL MANAGMENT翻译过来,从使用介质来分,通常离不开:

  • 板式可视板
  • 场地可视化
  • 卡片
  • 容器
  • 电子显示板
  • 其它

而从管理的性质来讲,又可大致分为以下: (Source: https://wenku.baidu.com/view/cf2ac5887375a417866f8fc4.html) 但是和看板管理又经常容易被人弄混。看板管理是丰田生产模式里的一个专有术语,就像自働化(具有人的判断, 自动停机)不完全是我们所说的自动化一样。百度里给出的看板解释是“看板管理,常作“Kanban管理”(来自日语“看板”,カンバン,日语罗马拼写:Kanban, 原名传票卡),是丰田生产模式中的重要概念,指为了达到及时生产JIT)方式控制现场生产流程的工具。及时生产方式中的拉式(Pull)生产系统可以使信息的流程缩短,并配合定量、固定装货容器等方式,而使生产过程中的物料流动顺畅。”, 核心是提供需求信息的流动的卡片。 在供应商管理中,大家也普遍认为目视管理代表了一家企业的管理水平。第一,给你有限的时间,希望你对潜在的供应商进行初步筛选,你十之八九就会进行快速参观,然后得出结论,这叫FIRST GLANCE (第一眼);第二,还别武断的否定它的准确性,企业家和教授R.Eugene Goodson 还真于 2002年在哈佛商业评论上发表一份至今还广为使用的“工厂快速评估”系统,主要的工具就仅仅只是工厂现场参观,当然核心就是“目视”,如果评估不准确的话,不至于“久经考验”到现在。 网络上随处可见目视管理的好处,几乎无益弊端,还把它的好处进行了等级划分[1]: 初级水平: 能明白现在状态 中级水平:谁都能判断正常与否 高级水平:管理方法(异常处置)也都明确 那么为什么目视管理如此重要?尽管网路上和专家们可以给出很多条,笔者个人认为可以归纳为以下三项:

  • 降低出错风险成本

目视化可以减少出错的风险(注意是风险,并不是说一定会减少出错), 至少TA会促进相互监督,提高透明度,此外因为很多的信息以前可能需要到处去找,找不到的时候猜一猜,蒙一蒙,就当正确来用了,但是目视好的话,可能就省掉了到处去找,所谓“眼见为实”,但是不足是需要“可目视“的东西提供的是正确的信息,否则只会更添乱。如果一个鱼塘里是透明的,想必一网下去,捞不到鱼的概率会大大减少。

  • 降低个人成本

最典型的例子,一个管理者以往了解全面的工厂信息可能需要向多人了解,但是目视管理到位,TA只需要从一块可视板或者可视系统就可了解全面的信息了。不仅管理者如此,普通员工也可从中获益,来提高个人的作业效率,从而降低个人成本。

  • 降低协作成本

前两者如果用量化利益来讲,可能一些管理者不一定懂得其中的回报,因为不少的管理者看不到优化目视管理的好处,所有目视管理的水平并不能令人满意。 项目管理里有个Brooks 法则, 讲向一个已经延误的软件项目加派人手,只会造成更大的延误。愿意是因为你需要把工作重新切分、梳理、分配,训练人员,重建团队的沟通模式,等等。这一切都会产生“协作成本“,其本质是因为每个人的效率相加并不等于团队的效率,而这损失,就是”协作成本“。管理不当,团队的人越多,协作成本损失越大,原因是沟通的渠道多了。因为沟通的渠道数为N*(N-1)/2, 其中N为项目组成员数。 如何减少协作成本呢?秘诀在于改善沟通,是让邮件和会议越多越好吗,非也,那只会让大家更累。沟通的要点在于让大家看清共同的方向,力往一处使,而不是各自只关注自身的任务,这就是为什么很多人经常抱怨时间浪费在争吵和沟通上的原因,因为TA看不到对方想要什么。要做到这一点,需要变思维从“任务思维“到”项目思维“,因为项目思维下,你才能从更大的视角来看待当前的处境。笔者经常感概如今导航系统的强大,因为如果没有特发情况,基本上TA给出的里程时间和实际所花费的相差不大,原因在于卫星从高空鸟瞰了整个路线,而不是像驾驶员在某个时间点,TA只了解其所经历的那个路点。项目是任务的有序组合,当你聚焦在”任务“的时候,你只会想着”我要把它们做完“;但当你从项目的高度去看待时,对于每一个任务,要不要做?为什么做?什么时候做?跟谁对接?接下来如何处理?重要性和紧急性如何?都可以一目了然。而这时大家的目标就更接近了。要做到这一点,可视化就起到了很大的作用,因为它让大家能看清其它人的信息,也就是说可视化降低了”协作成本“,显然项目成员越多,效果越明显,想必这是为什么在小企业里领导者看不到或者不认为可视化能带来多大作用的原因。 其实除了制造产业的可视化,它也体现在其它企业以及我们生活的方方面面。比如当下快速发展的各种新型项目管理软件,明道、teambition、Tower、Worktile、trello,Trello,Asana, Phabricator, Leangoo,其实也就是更具有互动性和界面友好的可视化沟通工具。 在个人日常生活中,想象一下要是男女厕所门外没有标识会有多尴尬?搜索*宝和*信里的收纳工具以及生活小技巧,会有多少新奇的东西,其实也都是出于改善整洁和可视化的初衷。 放大到社会中,行走在没有斑马线的十字路口是怎么样的惊心动魄?要是没有红黄绿三种验收的交通灯会是怎样的车水马龙?要是浩瀚的图书馆里没有书籍的分类标签又会怎么样?庞大的医院或者展会上没有标牌标识科室和展位又会如何混乱和效率低下?航站楼里可视化不到位,乘客错过航班的比例一定会大幅增加。 撇开组织的管理水平,那么目视化水平还与哪些因素有关呢,笔者认为至少两项:

  • 个人修养

在微信里颇为盛传一句话叫“你的房间就像你自己”。实际上讲的是5S,而5S里的重要一步便是“清扫”。 哈佛商学院多年的研究发现一个有趣现象:幸福感强的成功人士,往往居家环境十分干净整洁; 而不幸的人们,通常生活在凌乱肮脏中。由小家及大家,一个成功的企业,往往窗明几净; 反之一个濒临破产的企业,一定有肮脏的角落。于是摸索出这样一个结论:“你所居住的房间正是你自身的折射,你的人生其实就像你的房间”,由此创造出一个新作和新词“扫除力”。其实在中国,打扫的智慧源远流长,譬如“妇”字的繁体字,便是女人手持一把苕帚;又比如中国有句古话:一屋不扫何以扫天下;个人修养是一个习惯问题,正如““久入兰室不闻其香,久住脏屋不觉其乱”。

  • 经济水平

整体而言,相对发达经济体往往比欠发达经济体公共领域目视化完善,笔者2010年左右去台湾的时候,发现那边的地铁里统统标识的有PRIORITY SEAT (优先座),上下(电)爬梯也都是醒目的上下通道箭头以及“请靠右站”的标识,而那时国内还没有看到,当然很快国内的一线城市就跟上了,因为经济水平上去了。同理,城市的可视化水平又远比农村的可视化水平要高,在农村,除了道路两边的墙上刷着的各种错别字的宣传标语以及引人发笑的广告还能看到什么文字和图片信息? 在同样的经济水平下,效率和安全需要的考虑会成为优先。同一个国家或者城市,经济水平是相当的,越是效率和安全要求高的场所通常可视化会相对完善,最典型的例子是机场和交通枢纽。当然这些地方因为也是人流密集和展示当地或国际形象的地方,所以受到的重视和投入肯定也会更多。但是这些地方的可视化水平基本上可以代表那个国家或城市的可视化水平。 那么如何改善可视化呢,请搜索站内更多文章。

  1. http://blog.sina.com.cn/s/blog_169c08aae0102wqa7.html